勉強会やセミナーを運営する際の確認リスト

気づけば年間数十回の登壇や主催を繰り返す「なんかセミナーの人」になっていました。そして最近なぜか司会をお願いされる機会も増えてきています。たあです。お久しぶりです。

さて実はセミナーなどのイベントを自分でも開催する機会が多いわたしは、自分の忘備録的に残しています。

一応書いておきますが、本当にメモです。

※2018/03/06追記編集

そもそも有料イベントか無料イベントかによってもかなり違うと思うところですが、それでもできるだけ参加者や登壇者に負担をかけないために自分なりにいくつかチェックしている項目があるのです。

全部じゃないですけどなんとなく「忘れがち」なものだけでもと思ってリストにしたのを随分前から書いてたんですけど、いつまでたっても追記追記で終わりそうにないのでそろそろ公開してしまいます。

わたし個人のやり方なのでこれに沿う必要なんて全然ないんですが、なんか気づいたところあればお気軽にどうぞ。

公開してみて気づいたのですが、もしも「セミナー開催に協力してほしい」とかあればやれる範囲で協力しますのでお気軽に連絡くださいませ。
コミュニティイベントとかその手のイベントなら無償でも動きます。

開催前

  1. テーマ
    テーマありきで始めることが多いけど、「なんかやろう」は人も集められないのでテーマだけは絶対決める
  2. 会場
    頑張る
  3. 人数
    100%来ることはほとんどないので会場の2割増くらいまでが無難。
    有料イベントなら1割くらいはキャンセルされるつもりで。無料イベントなら下手すれば3割以上来ないこともある。
    ただしごく稀に9割以上来ることもあるので注意。
    手順としてはまず普通に100%計算の募集。キャンセル待ちで増えたら椅子だけにするなど増やす方法を検討し、それでもオーバーしたら1~2割足す。
    最悪入れない場合も考えてスタッフは立ち見を覚悟。
  4. スタッフ
    • 司会1人
    • 受付2人〜
    • 撮影やSNS担当
    • 会場案内や雑務1人〜
    • お金の管理者を決める(大抵主催者)
    • 総合的な責任者と連絡先(大抵主催者)
      最低で、参加者30人程度なら2〜4人、50人程度なら4~6人くらいで、参加者の1割くらい確保したい

有料or無料

会場費や運営費を超えるような有料イベントの場合は登壇者にも謝礼を用意してあげると聞く方、喋る方の温度差が少なく済む。と思っている。
余裕があればスタッフにも少しは還元してあげたい。でもお金周りが下手くそなわたしは大抵赤字。

事前確認

  1. 登壇用設備
    • プロジェクター解像度
      アスペクト比だけでも
    • 接続機器
      変換機材はあるか
    • マイク
      本数はもちろん手持ちのみか、マイクスタンドがあるか、ヘッドセットやピンマイクはあるか。
    • 登壇者用のテーブルや椅子
      それによりDEMOや動きながら喋る人はスライドの作り方も変わるので確認。
  2. 会場設備
    • 電源コードやWi-Fiの有無
      数が無い場合でも登壇者用だけでも確保する。
    • 座席
      机付きか椅子だけか、それにより登壇者がワークショップなどを取り入れることもできる
    • 会場の作りやスクリーンの位置関係(可能であれば
      スクリーンが低い場合は下の方は見えないし、遠い場合はフォントサイズも注意が必要。
    • 照明(可能であれば
      会場の明かりが調整できない場合はスライドが見えにくくなると予想されるので、黒系の背景ではなく白背景を使用した方が無難。
  3. 登壇者側
    • 使用するPCや機材
      接続端子の確認だけでも
    • 公開について
      クローズドの内容を入れたスライドや顔出しNGなど

当日確認

  1. 事前に確認できなかったもの
    • スクリーン、照明、トイレなどの設備についてはまず最初に確認
    • 再入場など施設に関しての追加事項
    • 入り口から会場までの流れ
      必要であれば人を立たせるか案内板を用意
  2. リハーサル
    • 基本は順リハ(登壇順)
      逆リハ(登壇と逆順)や来た順のリハはできるだけ避ける。
      登壇順に接続や出るタイミングを確認する方がトラブルは少ない。
    • アプリケーションの切り替え
      やってみたら結構ミスる。
      プロジェクターとの相性でうまく切り替わらないこともあるので注意。

受付

  1. 最低2人は確保
    「チケット見つからない」とかで対応が必要になることが多い
  2. 領収証
    事前に印刷して配布するか、後日PDFなどで送るか
  3. 当日決済
    おつり用を含め袋や箱を用意して必ず一箇所で管理

当日案内

  1. 会場関連
    • 避難経路
    • トイレ
    • 喫煙
    • ゴミ
    • 飲食について(自販機も)
    • Wi-Fi
    • 電源
    • 会場協力でお借りしている場合はお礼を忘れずに
      次回以降も会場をお借りできるよう、みんなに協力してもらうためにもゴミなどは注意
  2. SNSへの投稿
    • 有料イベントではTwitterなどへの投稿がNGな場合もある
    • ハッシュタグ
  3. 周りへの配慮
    • カメラ音
    • タイピング音
    • 荷物
    • 一つだけ空いた真ん中の席
      カメラなどは禁止にしないまでも気を使ってもらえるように一言添えると優しい。ポツンと空いた席も声掛けで結構詰めてくれる。
  4. タイムテーブル
    • 当日の流れを確認
    • 懇親会がある場合は懇親会のお知らせ

終了時

  1. まとめ
    時間があればコメント欲しい
  2. 次回があれば告知
    登壇者のセミナー告知などもOK
  3. 挨拶
    全体に挨拶、登壇者にお礼、借りてる場合は会場にも。
  4. 撤収
    最終の撤収時間を知らせておく
  5. 懇親会や二次会
    お好きにどうぞ…
    の場合もあるけど、大抵主催は懇親会いくと思うのでその辺はよしなに。

    • 経験上、飲み会の幹事は主催者と別の方が良い。主催者は結構他の管理で手一杯になりがち。
    • 移動する懇親会の場合は必ず担当者を1人は決めて、その人を目印にしてもらう。
    • スピーカーやメインの司会者などはできるだけ片付けを任せて先に参加する。一般参加の人は知らない人ばかりだと気まずいので声をかけやすい状況にしてあげる。

終了後

  1. フォローアップ
    • メール、イベントサイトからの通知、Twitterなどで動画やスライドを共有
    • お金周りのまとめをスタッフなどに共有

会場懇親会のある場合

  1. 募集時
    ドタキャンは必ずいるので、できれば事前決済
  2. ドリンク
    • ビールは懇親会参加人数×1.5本程度
    • サワー系は人数×0.5本程度
    • ソフトドリンク人数×2リットル0.1本程度
    • 男性が多い時はビール増やす
    • 女性が多い場合はサワー系とソフトドリンク増やしてビール減らす
    • カクヤス最強
  3. フード
    • 本格的な料理で満足させるなら1人最低で2,500〜4,000円かかる
    • 簡易的なのなら1,000〜2,000円でつまみを用意できる
  4. 当日購入
    • お金に余裕を残し、当日購入できる分も用意しておく

当たり前のことも多いですけど、メモってないと結構忘れるわたしです。
今後もイベントは喋る側でも、運営する側でも関わっていくつもりなのでどうぞよろすくお願いします。


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